SUCCESUL ORGANIZAŢIILOR DE SUCCES
Se scrie şi se vorbeşte foarte mult despre Succesul Proiectelor şi despre Project Management de Succes. Cealaltã faţã a monedei este legatã de Succesul Organizaţiilor.
Deoarece succesul organizaţiilor a ajuns sã fie strâns legat de succesul proiectelor în care acestea sunt implicate, am abordat direct aceasta problema: Succesul Organizaţiilor de Succes.
În acest articol am abordat unele probleme cu care se confruntã toate organizaţiile zi de zi, luna de lunã, an de an ... Am punctat acele aspecte care fac diferenţa între învinşi şi învingatori, între eşec şi succes, între monotonia managerialã si succes …
Aproape sigur, fiecare ne punem retorica întrebare: care este “diferenţa care face diferenţa” ?
Constatãm cã succesul proiectelor în care este implicata o organizaţie şi succesul organizaţiei sunt doua feţe ale aceleiaşi monede. Ambele reprezintã aproape acelaşi lucru si au radacini comune, legate de Project Management, Leadership şi Project Manageri, deoarece toate acestea reuşesc sã ne pozitioneze atat pe noi (Project Managerii) cat şi organizaţiile, mai bine în acest sistem gigantic din care facem parte, creându-ne viziuni clare despre modul în care se încadreazã businessul nostru în acest sistem, modul în care suntem racordaţi la cerintele de nivel superior şi care poate sã fie perspectiva businessului functie de proiectele în care se implicã organizaţia, cum se aliniazã businessul organizaţional la cerintele de ordin superior, la cerinţele actuale ale mediului STEPL, necesitând uneori regandirea prioritaţii proiectelor.
Dar dacã am reusit sã reorientam businessul cãtre cerinţele reale, actuale ale pieţei, am reanalizat şi line-of-business-ul intern ? Am reanalizat şi relationarea proceselor interne de business pentru a vedea dacã acestea corespund noilor cerinţe impuse de modul de abordare zilnicã a activitãtilor şi desfaşurãrii proceselor de business ?
Dimensiunea proiectelor în care se implicã o organizaţie (voi folosi termenul de organizaţie deoarece atât în Administraţia Publica cat şi în companiile private problema este aceeasi) trebuie aleasã funcţie de propria capacitate logisticã. Firmele care au capacitatea sã gestioneze proiecte mari, au o profitabilitate mai bunã iar rezultatele financiare sunt pe masura succesului obţinut iar beneficiile sunt pe masura. Proiectele mari împreunã cu managementul acestora se orienteaza cãtre companiile care au experientã în Management de Proiect, care au organizat şi în care funcţioneazã un PMO ( Project Management Office), care gestioneazã Portofolii de Proiecte, având o echipã de Program Manageri, Project Manageri şi membri valoroşi în echipele de Project Management.
Alinierea proceselor de business din organizaţie la cerinţele externe, necesitã relaţionarea proceselor de business interne cu procesele de business din celelalte organizaţii implicate în proiectele abordate în comun. Aceasta necesitã un proces de Business Analysis permanent finalizat cu Business Process Reengineering - BPR, implicând re-ingineria proceselor de business interne. Numai ochiul atent al unor consultanţi cu experienţã în analiza proceselor de business poate asigura refacerea acelor zone de procese de business “îmbatrinite” sau care nu mai corespund direcţiei şi nivelului de business actual şi implementarea unui plan de mãsuri care sã remodeleze acele zone de procese, plecând de la input-uri pana la output-uri si finalizând cu instrumentele si metodele ce trebuiesc folosite de membrii echipelor de proiect, programul de training necesar fiecaruia, absolut toate acestea sincronizate în timp, printr-o formula “magicã” ce asigura succesul. Tot acest proces trebuie reluat ciclic, cu o frecvenţã care sã ne asigure certitudinea cã “organizaţia este pe val” atât din punct de vedere “intern” cât şi “extern”, care sã conducã la maturizarea metodologiilor de Project Management implementate în organizaţie .
Când starea de normalitate este datã de lipsa conflictelor majore din interacţiunea proceselor interne cu cele externe, când soluţiile la Managementul Conflictelor (Issue Management ) îşi gasesc rezolvãri constructive, chiar daca nervii Project Managerilor şi membrilor din echipele de proiect sunt întinşi la maxim în negocieri prelungite “pe muchie de cuţit” iar broboanele de sudoare de pe fruntile tuturor aratã încrâncenarea de a nu ceda în gasirea permanentã a soluţiilor pentru toate problemele ce apar, putem spune cã echipa de Project Management îşi face treaba bine. Iar daca efortul este sustinut în continuare pentru Plan-update si Schedule-update, dupã fiecare noua decizie acceptatã ( uffff … pentru a cîta oarã iarasi ??? … ) în privinta schimbãrilor din cadrul proiectului, atunci putem începe sã vorbim de succes organizational.
Eliminarea pierderilor şi închiderea “supapelor” prin care se pot scurge profiturile organizaţiei (o buna definire a cerinţelor, un bun control al Scope, o buna comunicare, un management adecvat al riscurilor, utilizarea eficienta a “resurselor umane” calificate …etc. ), reprezintã elemente majore ale succesului. Nu este necesar doar sã implicam organizaţia în proiecte profitabile ci trebuie sã pãstrãm permanent nivelul profitabilitaţii proiectului sau chiar sa-l îmbunataţim.
Aici este “diferenţa care face diferenţa”. A nu ceda când alţii cedeaza, a nu te opri din procesul de planificare re-planificare şi re-programare (Planing and Scheduling) atunci când alţii spun “lasã, merge şi aşa de data asta”, când toate echipele de proiect reuşesc sa împarta optim-programat resursele disponibile, când fiecare membru al fiecarei echipe de proiect depune un efort susţinut atât pentru rezolvarea fiecarei probleme în care este implicat cât şi în perfecţionarea proprie, în organizarea timpului astfel încât sã se aloce şi o parte studiului unor noi metode şi tehnici de project management înseamnã sã te gândeşti la succes. La succesul tãu şi în acelaşi timp la succesul echipei din care faci parte şi la succesul organizaţiei.
DA, acestea sunt organizaţiile de succes , organizatii în care metodologiile de project management sunt maturizate permanent, în care grupurile de procese sunt conduse de adevarati lideri în project management care nu uitã niciodatã sã utilizeze consistent metodologiile de project management din organizatie, care fixeaza obiective clare si realiste (focalizând pe livrabile şi nu pe resurse), care dezvolta permanent planuri bine analizate de la inceputul panã la sfarsitul proiectelor, înainte de implicarea organizaţiei în acele proiecte, care ştiu sã asigure suportul managementului superior în fiecare proiect şi care vegheazã la minimizarea numarului de schimbari din cadrul proiectelor. Aceştia ştiu şi masoarã permanent progresul tuturor proiectelor identificând din timp problemele ce pot sã aparã şi actionând permanent preventiv, eliminã actiunile corective (consumatoare de timp si bani). Aici se aplica perfect si legea micilor avantaje : eliminarea întîlnirilor neproductive, cultivarea unui sistem de comunicare efectiva, dezvoltarea şi mentinerea cooperarii şi încrederii între toţi stakeholderii, toate acestea adaugânduse la avantajele menţionate mai sus creând un mediu de business sãnãtos, extinzând cultura organizaţionalã (sau punând amprenta) asupra mediului întregului proiect.
Acestea sunt doar o parte din secretele organizaţiilor de succes, fiind doar o parte din ceea ce se ascunde în spatele cortinei şi în culise şi care sper sã vã facã sã gândiţi pozitiv la viitorul organizaţiei din care faceţi parte.
Ing. Marius GAITAN, PMP, PMI-PBA
PM Consultant & Civil Engineer
EUROPROIECT ESTATE