Infiintare / Dezvoltare PMO
Project Management Office
Ce este un Birou de Management al Proiectelor (PMO)? Aveți nevoie de unul?
Companiile care caută o eficiență mai mare și o directionare mai strictă a proiectelor deschid birouri de management al proiectelor (PMO). Iată ce ar trebui să facă un PMO, ce tipuri ar trebui să ia în considerare și cine are nevoie într-adevăr de unul.
Un birou de management al proiectelor (PMO) este un grup sau un departament - intern sau extern al unei companii, organizatii sau întreprinderi - care stabilește, menține și asigură standarde pentru managementul de proiect în cadrul acelei organizații. Un PMO asista la utilizarea celor mai bune practici, străduiește să standardizeze și să introducă economii prin repetare în executarea proiectelor, imbunatatind starea și direcția proiectelor - toate într-un singur loc. PMO este sursa de documentare, îndrumare și metrici privind practica managementului și execuției proiectului.
Rolurile și responsabilitățile unui PMO
Un PMO vă asigură că procedurile, practicile și operațiunile companiei merg bine - la timp, in buget și în același mod. PMO-urile sunt acolo pentru a asigura succesul proiectelor și programelor și acest lucru este esențial deoarece organizațiile furnizează valoare prin proiecte și programe.
EUROPROIECT ESTATE, oferă servicii pentru infiintare si dezvoltare PMO și ajută companiile să creeze propriile PMO interne, care sa:
-
Ofere beneficii organizationale, repetabile și pe termen lung
-
Alinieze strategia și cultura organizationala
-
Sa fie suficient de agila pentru a se adapta ca schimbări de strategie
-
Sa fie un factor cheie pentru organizațiile performante
-
Sa integreze datele și informațiile din proiectele organizatiei, sa acorde sprijin pentru un bilanț echilibrat
-
Sa permita partajarea resurselor, metodologiilor, instrumentelor și tehnicilor pentru succesul proiectelor din cadrul organizatiei
-
Sa identifice și sa dezvolte metodologia de management al proiectelor, cele mai bune practici și standarde
-
Sa asigure pregatire, sa faca mentoring, sa instruiasca și sa supravegheze managerii și personalul de proiect.
Diferite tipuri de PMO
Gradul de control și de influență pe care PMO-urile îl au asupra proiectelor depinde de tipul de structură PMO din cadrul organizatiei. Cele trei tipuri generale de PMO sunt: Suport, Control și Directiv.
-
PMO de susținere (suport) este tipul de PMO care furnizeaza ajutor dacă este necesar, avand un rol consultativ.
-
PMO de control pune un anumit grad de control asupra proiectelor. Acesta furnizează șabloane, proceduri și rapoarte companiei. Este punctul care asigura aplicarea unor standarde prin solicitarea de conformitate, oferind tot sprijinul, dar PMO-ul nu se ocupă de tot - acesta fiind cel mai comun tip de PMO.
-
PMO directiv este acela care direcționează gestionarea lucrarilor proiectelor, sprijină și controlează personalul și asigura respectarea cerințelor șabloanelor, procedurilor și cerințelor de raportare furnizate de PMO prin preluarea controlului și gestionarea proiectelor. Acestea sunt cele mai frecvente în mediile foarte procedurate, cu grad ridicat de risc.
PMO-urile pot fi interne sau externe.
-
PMO-urile interne sunt comune în organizațiile care desfasoara programe mari în transformarea proceselor de afaceri.
-
PMO-urile externe au multe dintre calitățile celor interne, fiind de asemenea foarte bune la comunicarea cu clienții, cu părțile interesate și cu echipele de proiect care fac dezvoltarea lucrarilor pe care le gestionați.
Aveti nevoie de un PMO?
Cel mai bun punct pentru a începe atunci când vă gândiți dacă aveți sau nu nevoie de un PMO este să vă uitați la modul în care funcționează compania dvs. și să vedeți dacă diferite segmente ale acesteia lucrează deja împreună, existand armonie între sisteme și grupuri sau dacă funcționează ca silozuri, cu sisteme diferite și nu comunica prea mult între ele. Dacă compania dvs. este rămasă in urmă, atunci un PMO poate ajuta. De asemenea, dacă intenționați să implementați sau sa realizati orice proiecte sau schimbări strategice semnificative - sau strategia pe care deja o aveți nu este îndeplinită, un PMO ar putea fi potrivit pentru organizația dvs.
Dacă executați proiecte care au un nivel semnificativ de cost sau au un nivel semnificativ de impact sau de dificultate, atunci puteți beneficia într-adevăr de PMO. Cu siguranță, cu cât proiectele sunt mai mari, cu atât mai mare este bugetul, existand mai multe proiecte, cu atât mai mult puteți beneficia de existenta unui PMO.
PMO-urile strategice permit schimbarea strategică a organizațiilor. PMO variază foarte mult. Unele reprezintă un mijloc de standardizare a proceselor de guvernanță legate de proiecte și de facilitare a partajării resurselor și a instrumentelor, altele servesc ca centre de excelență, iar altele aliniază activitatea de proiect și program la strategia organizationala dintr-o întreprindere.
PMO-urile pot lua alte funcții dincolo de standarde și de metodologie și pot participa la managementul proiectelor strategice fie ca facilitator, fie în mod activ ca proprietar al procesului de management al portofoliului. Sarcinile pot include monitorizarea și raportarea proiectelor și portofoliilor active (urmărirea proiectului până la finalizare) și raportarea progreselor către managementul superior pentru deciziile strategice cu privire la ce proiecte să continue sau să se anuleze.
Pentru informatii suplimentare despre PMO, daca doriti sa implementati un PMO in organizatia Dvs. sau daca doriti sa va asiguram servicii externe de PMO, nu ezitati sa ne contactati.