SOLUTIA POTRIVITA
PENTRU SUCCESUL PROIECTELOR

Imbunatatirea performantei este un obiectiv major pentru fiecare organizatie. Firmele doresc sa obtina beneficii mai mari, sa-si creasca permanent eficienta, sa-si  reduca costurile operationale, sa poata sa livreze mai rapid proiecte in termenii timp-cost contractati,  sa asigure produse si servicii de calitate care sa sporeasca satifactia clientilor si tuturor stakeholderilor. Utilizarea unei metodologii de Project Management poate sa conduca la realizarea acestor lucruri, asigurand totodata si flexibilizarea relatiilor interpersonale, care va conduce cu siguranta la imbunatatirea performantei organizationale.

​

Orice organizatie care opereaza pe baza de proiecte, doreste ca toti Managerii de Proiect si toate echipele de proiect sa se ghideze dupa aceleasi procese de management a executiei proiectelor. Se doreste ca toti Managerii de Proiect sa foloseasca aceeasi terminologie, sa completeze aceleasi tipuri de rapoarte si documente de proiect in aceeasi maniera, sa fie familiarizati cu acestea, creand un cadru lucrativ usor de inteles de catre toate persoanele implicate in proiect.

Practica mi-a demonstrat de foarte multe ori, ca organizatiile care au implementata o metodologie de Project Management si o utilizeaza cu consistenta, care au implementate procese si proceduri care sa ghideze compania catre maturizarea metodologiei de Project Management, actionand pe baza unor planuri de la inceputul pana la sfarsitul fiecarui proiect, au obtinut si obtin rezultate consistente si din ce in ce mai bune: beneficii mai mari, clienti mai multi si mai satisfacuti, o dinamica cu un trend ascendent pentru organizatie.

Analizand elementele care stau la baza succesului acestor organizatii si a elementelor care au facut ca alte organizatii sa esueze nu doar in abordarea unor proiecte ci si ca trend de piata, am descoperit o serie de factori pe care ii voi prezenta in acest material.

Am sa incep cu organizatiile care au constientizat necesitatea implementarii si utilizarii Managementului de Proiect in organizatie (cele care nu au ajuns nici macar la acest nivel, cred ca nu au ajuns inca la o maturitate in business care sa-i faca sa se gandeasca la factorii care pot asigura succesul sau insuccesul unei organizatii). Am constatat ca firmele ar putea fi impartite in cateva segmente si am incercat sa definesc cateva criterii care sa permita aceasta segmentare:

• O prima categorie, pentru a fi “la moda” au format in cadrul organizatiei un departament de Project Management, migrand anumite persoane in cadrul acestui departament, denumindu-le generic “Project Manageri”. Aceste persoane, numite generic “The Accidental Project Manager” sunt o categorie distincta, destul de prezenta in peisajul cotidian. Am constatat ca nici aceste persoane si nici responsabilii din organizatie (Manageri, Resurse Umane ... etc.) nu au clarificate obiectivele pentru acesti Project Manageri, nu cunosteau ce ar trebui sa contina “Job Description” pentru acestia. Efectul obtinut : nimic nu s-a schimbat in organizatie.

• O alta categorie, depasind cu putin stadiul de mai sus, au trimis la diferite cursuri de Project Management “niste” salariati, care sa “rezolve” problema proiectelor cu care se confrunta firma. Similar cu categoria de mai sus, nu au fost stabilite cerinte si obiective clare pentru structura cursului si nici nu s-a facut o selectie judicioasa a persoanelor trimise la scolarizare; Efectul obtinut : nimic nu s-a schimbat in organizatie.

• O alta categorie de firme, au facut un fel de repartizare a unor sarcini (specifice Project Managementului) catre diversi salariati din firma, fiecare dintre acestia incercand sa raspunda unor “cerinte specifice” venite din partea unor contractori sau autoritati contractante. Rezultatul obtinut : nimic nu s-a schimbat in organizatie.

• O alta categorie de firme au investit in diferite aplicatii software de Project Management (ex. Microsoft Project , Primavera ... etc. ), eventual in cursuri de scolarizare pentru utilizarea acestor unelte de PM. Salariatii cu astfel de abilitati au fost pusi ulterior sa “organizeze si sa conduca” proiectele sau sa abordeze proiectele pe baza teoriilor de Project Management. Fara sa cunoasca Management de Proiect, aplicatiile specializate nu pot fi utilizate corespunzator.  Rezultatul obtinut : nimic nu s-a schimbat in organizatie.

• O alta categorie de firme au angajat pe baza unei “Fise a Postului” care desi se intitula generic “Project Manager” nu avea nici o legatura cu sarcinile si atributiile unui Project Manager (de cele mai multe ori era vorba despre un Sef de Santier, un RTE sau un responsabil tehnic in cadrul proiectului). In cautarea unui loc de munca, persoanele care au acceptat posturile, desi raspundeau cerintelor solicitate, nu puteau aborda proiectele pe baza unor procese de Project Management, rezultatele obtinute fiind sub-satisfacatoare. Rezultatul obtinut : nimic nu s-a schimbat in organizatie.

• In fine am intalnit si firme care au angajat (sau scolarizat) Project Manageri cu cunostinte corespunzatoare dar nu au reusit sa obtina rezultate deoarece in companie exista implementat Management de Proiect si nu exista implementata si utilizata o metodologie de Project Management. Am constatat de multe ori ca acesti PM erau nemultumiti de statutul lor iar unii au plecat in alte organizatii ... Rezultatul obtinut : nimic nu s-a schimbat in organizatie.

 

Observam ca problema persista in continuare, fiind de fapt data de lipsa proceselor de management de proiect din cadrul organizatiei si a unei metodologii de Project Management implementata in organizatie, care sa asigure formalizarea proceselor de business, asigurand cu acuratete trasabilitatea fiecarui proces, aria de cunostinte necesara pentru abordarea si rezolovarea problemelor specifice. Stabilirea proceselor pentru fiecare proiect din organizatie, asigura abordarea structurata a proiectelor, pentru fiecare “nivel” stabilindu-se initial (si apoi imbunatatindu-se) modalitatile de abordare. In acest mod fiecare Project Manager poate sti exact ce are de facut, poate sa-si imbunatateasca permanent cunostintele si va putea optimiza modalitatile de abordare. Formalizarea proceselor (asigurata prin utilizarea unor documente sablon = template, pentru fiecare instrument sau tehnica din cadrul unui proces) poate asigura un limbaj comun, familiarizarea salariatilor cu tipurile de documente si rapoarte ce trebuiesc intocmite, structura acestora si posibilitatea urmaririi usoare a progresului din cadrul fiecarui proiect. Putem avea astfel si “o istorie” a modalitatii de abordare si mai mult decat atat o posibilitate de a sti ce probleme au aparut si modul in care acestea au fost rezolvate.

 

Organizatiile care au implementata o metodologie de Project Management pot asigura o calitate constanta a produselor si serviciilor pe care le furnizeaza si pot sa-si imbunatateasca permanent beneficiile obtinute.

Una dintre cele mai cunoscute metodologii de Project Management este PRINCE2 [PRoject In Controlled Environment], metodologie ce poate fi implementata si utilizata de catre organizatia Dvs. Metodologia PRINCE2 indica permanent Project Managerului care sunt procesele din aria in care actioneaza, legaturile dintre acestea si asigura accesul imediat la documente sablon (template) si studii de caz (best practice). Terminilogia, continutul, aspectul profesional al documentelor, pot fundamenta usor deciziile. Conceptul de management prin excepții permite managerului de proiect să informeze nivelurile superioare în mod regulat despre progresul proiectului, necesitand doar luarea deciziilor în punctele-cheie ale proiectului.

 

Implementarea unei metodologii “out-of-the-box” , gata pregatita, poate reprezenta un fundament (nu este necesar sa se reinventeze roata),  poate scuti de foarte mult efort si de costuri inutile. Majoritatea organizatiilor ce au deja implementata o metodologie de Project Management au o performanta ridicata, beneficii substantial mai mari decat cele care nu au inca implementata o metodologie. Companiile ce utilizeaza o metodologie pot contracta proiecte de orice dimensiune pentru ca pot asigura managementul controlat al acestora si pot mobiliza si gestiona resursele necesare. Acestea sunt companiile in care Project Managerii pot sa-si formeze si sa-si dezvolte abilitatile si competentele si sa aduca beneficii importante, deoarece au un rol bine stabilit si responsabilitati specifice de management de proiect. In lipsa unei metodologii, Project Managerii nu pot executa coerent sarcinile deoarece nu exista procese trasate (sau exista doar segmente de procese, fara a fi relationate unele cu altele), au dificultati in conducerea proiectelor si de aceea de cele mai multe ori renunta.

Conceptia gresita despre o metodologie, precum ca ar fi prea “birocratica”, ca ar complica lucrurile si ar ingreuna conducerea proiectelor, ca proiectele vor necesita mai mult timp si efort, este intilnita mai ales acolo unde nu se cunoaste corect ceea ce este o metodologie si modul in care aceasta opereaza (face parte din “folclorul” cotidian, intretinut de persoane neinformate). Metodologia poate deveni o parte semnificativa din managementul unei organizatii deoarece procesele de management organizational sunt inter-relationate cu procesele din cadrul metodologiei. In cadrul metodologiei exista trasate politicile organizationale, instructiuni de operare, “cine / ce face” , lectii invatate din toate proiectele deja executate. Abordarea proiectelor pe baza ciclului de viata al proiectului ne asigura permanent viziunea "big map", globala, asupra proiectului. Cresterea eficientei in privinta abordarii proceselor din cadrul proiectelor asigura o consistenta sporita, consistenta asigura utilizarea de “best practices”, ducand la o crestere a abilitatii organizatiei in abordarea proiectelor.

PRINCE2 este o metodologie generica, bazata pe principii dovedite, iar adoptarea de către organizaţii a acestei metode ca si standard, poate îmbunătăţi substanţial capacitatea lor organizaţională şi maturitatea în mai multe domenii de activitate de business, schimbări de business, construcţii, fuziuni şi achiziţii, dezvoltare de produse şi aşa mai departe.

Project Managementul este un proces de tip “mission critical” iar o metodologie trebuie sa fie  o parte centrala a cunostintelor organizatiei, care sa asigure o abordare sistematica si controlabila a proiectelor. Aceasta poate fi adaptata nevoilor oricarui proiect, functie de nevoile organizatiei, poate include procese scalabile asigurand flexibilitate si eliminarea muncii inutile si a birocratiei. Utilizarea consistenta a unei metodologii asigura imbunatatirea continua a performantei organizationale.

​

​

EUROPROIECT ESTATE
Eng. Marius GAITAN, PMP, PMI-PBA - Senior Project Manager & Civil Engineer