NEVOIA DE PROJECT MANAGEMENT
in CONSTRUCTII
In majoritatea contractelor de constructii, contractorul are o singura oportunitate de a-si seta pretul (prin licitatie, incredintare directa, negociere … etc.). Din acest moment, profitul ce se poate obtine in urma executiei unui proiect este determinat de abilitatea Project Managerului de a economisi si salva bani printr-o buna planificare a operatiunilor zilnice si priceperea lui de a lua decizii bune. Daca un proiect trebuie realizat in cadrul unei referinte planificate pentru buget (Cost Baseline) si unui program aprobat pentru graficul de executie (Time Baseline), este necesar un management atent (si foarte eficient) al managementului operatiunilor.
Conditiile in care se desfasoara proiectul, cum ar fi gradul de complexitate, importanta incadrarii in timp, limitarea resurselor si incadrarea in costuri, pun un accent deosebit pe planificarea, programarea si controlul operatiunilor. Din pacate, procesul de constructie odata pus in miscare, nu este un mecanism care se regleaza singur si necesita ghidarea de catre un expert, in conditiile in care se doreste sa se conformeze planificarii.
Deoarece fiecare proiect este unic si necesita un efort unic, pe o perioada limitata de timp, implicand lucrari complexe, care implica munca de natura variabila si nestandardizata, abordarea acestuia este deasemeni unica. Domeniul constructiilor poate fi profund afectat de evenimente imposibil sau foarte greu de anticipat. Datorita conditiilor incerte, cerintele de resurse financiare si de timp se schimba constant si se pot deteriora serios fara nici o atentionare prealabila. Prezenta unui grad ridicat de incertitudine in constructii nu sugereaza faptul ca planificarea este imposibila ci doar faptul ca planificarea joaca un rol hotaritor in succesul sau esecul proiectului. Cu cat gradul de incertitudine este mai mare, cu atat este necesara o planificare mai atenta si efortul sustinut al unui project manager cu experienta.
In spatele unor licitatii organizate competitiv, contractorul doreste sa asigure printr-un management eficace controlul costurilor operationale, incheind contracte de constructii cu valoare fixa pentru diverse servicii. Ceea ce ramane este asigurarea motivarii personalului implicat in zona operationala, deoarece contractorul si-a asumat obligatia sa finalizeze proiectul (constructia) pana la o anumita data (deci intr-un anumit interval de timp), respectand o valoarea prestabilita prin contract.
Singura cale pentru antreprenorul general de a-si atinge obiectivele, respectand obligatiile din contractul cu clientul final, este utilizarea Project Managementului.
Atingerea parametrilor de succes ai proiectului (incadrarea in timp, in cost si a nivelului de calitate contractat) impuse de catre client, reprezinta prima tinta de control asupra proiectului.
Notiunea de "management" este legata de termenii planificare, organizare, conducere si control a unei intreprinderi. Project Managementul in Constructii aplica fiecarui proiect anumite concepte din diferite faze utilizate de diferite organizatii. Deci, managementul unui proiect de constructii nu este un proces de management intern a unei singure companii ci este unul de coordonare si reglare a tuturor elementelor necesare atingerii obiectivelor unui proiect. Astfel, Project Managerul trebuie sa lucreze extensiv cu alte organizatii in afara de organizatia pe care o reprezinta. In aceasta circumstanta, o mare parte din autoritatea sa este data de termeni contractuali sau de puterea agentiei (cazul unei agentii de Project Management) si este mult mai mica decat a unui manager executiv. Project Managerul este educat sa lucreze strans impreuna cu diverse persoane din diverse organizatii, coordonandu-i astfel incat sa atinga obiectivele si sa obtina succesul proiectului.
Aria de business din industria constructiilor are foarte putine elemente comune cu o linie de produse standardizate. Costuri standard, studii de durata-miscare, process-flow si tehnici de line-of-balance – toate sunt tehnici traditionale utilizate in industria manufacturiera, dar care nu se pot aplica in industria constructiilor.
Analizand din punct de vedere istoric, project managementul in constructii a fost un proces rudimentar si intuitiv ajutat de bar-charturi utilizate neadecvat. Intre timp, au fost dezvoltate si implementate noi concepte stiintifice de management. Aplicarea acestor noi concepte in constructii au condus la dezvoltarea tehnicilor de management-control a costurilor de constructie, a duratelor a resurselor si a modului de finantare a proiectelor, tratand intreg procesul de constructie ca un sistem unitar. Un sistem amplu de management-control este aplicat de la initiere pana la inchiderea operatiunilor fiecarui proiect.
Activitatea oficiala a Project Managerului starteaza odata cu inceperea unei constructii, in care se executa bugetul si se face planificarea detaliata a duratelor fiecarei activitati. Acestea constituie tinte acceptate pentru cost si pentru durata (timp). Dupa inceperea proiectului, modul de monitorizare si control a sistemului cuprinde intervale de timp la care sunt masurate si analizate periodic costurile si progresul lucrarilor (cantitatea de lucraari executate). Sistemul de raportare trebuie sa furnizeze informatiile privind progresul masurat, care trebuiesc raportate la parametrii planificati. Compararea valorilor planificate cu cele realizate (provenind din rapoartele de progres) releva imediat abaterile, atragand atentia asupra activitatilor ce necesita interventia managementului. Datele din sistem astfel obtinute pot fi utilizate pentru realizarea previziunilor asupra costurilor si a incadrarii in timp.
Cand este aplicat pentru un anumit proiect, acest tip de management pune accentul pe identificarea deviatiilor de la planificare (managementul prin exceptie). Raportarea deviatiilor de la linia directoare a proiectului ajuta managerul de proiect sa identifice imediat grupurile de activitati care necesita atentie sporita si, totodata sa reduca atentia asupra proceselor ce sunt aliniate cu linia directoare (timp-cost baseline).
In completarea ariei timp-cost a sistemului de management, este necesara si implicarea in managementul resurselor si a controlului fincnciar a proiectului. Resursele sunt considerate materialele, forta de munca, echipamentele de constructii, subcontractorii si evident cele financiare. Managementul resurselor este mai intai un proces de recunoastere a nevoilor din cadrul proiectului, planificarea duratelor si perioadei in care acestea sunt necesare si nivelarea cerintelor, daca este necesar. Controlul financiar al proiectului implica responsabilitatea project managerului asupra cash-flow-ului total generat de munca prestata in constructii, lucrarile executate si termenii contractuali. Aici exista mai multe aspecte asupra sistemului de control al proiectului, fiecare necesitand cunostinte specifice detinute de Project Manager, toate acestea inte-relationinduse in diferite segmente ale procesului de management.
Managementul timpului si costurilor proiectului are la baza planificarea si programarea duratelor si costurilor pentru fiecare proiect si un sistem informatic, care sa furnizeze informatii comparative asupra performantelor actuale fata de cele planificate. Sistemul de monitorizare masoara, evaluiaza si raporteaza progresul proiectului, comparat cu performantele planificate, pastrand Project Managerul informat despre natura, cauza si intinderea oricarei deviatii. Cand apar deviatii, Project Managerul ia orice masuri sunt considerate fezabile pentru remedierea situatiei. Costurile si duratele pot fi foarete usor scapate din mana in industria constructiilor deoarece conditiile de productie sunt volatile. Monitorizarea activitatilor trebuie sa detecteze imediat orice deviere. Project Managerul trebuie sa evalueze imediat alternativele si sa ia masuri corective care sa aduca proiectul in parametrii programati aprobati.
Instrumentele si Tehnicile de Project Management impreuna cu un Project Manager competent pot asigura succesul oricarui proiect, asigurand un control permanent asupra situatiilor critice. Deoarece factorii ce pot actiona asupra proiectelor de constructii pot fi si de alta natura, inter-relationarea parametrilor timp si cost cu ceilalti parametri pe care ii vom prezenta in alte articole au afecte majore asupra controlului proiectului si nu in ultimul rand asupra succesului acestuia.
EUROPROIECT ESTATE
Ing. Marius GAITAN, PMP, PMI-PBA - Senior Project Manager & Civil Engineer