top of page

Transformarea Digitala si Managementul de Proiect

Transformarea Digitala si Managementul de Proiect

Transformarea Digitala si Managementul de Proiect


Parcurgem, fara indoiala, o perioada de timp in care se produce o tranzitie importanta, de la tehnologiile analogice (care si-au atins limitele) la digitizare. Astazi, digitizarea nu mai este un moft ci un val de transformare care creste vertiginos si transcende culturile și granițele, iar companiile trebuie sa se adapteze rapid, din mers. Digitizarea nu este doar una sau mai multe aplicatii software ci este un intreg proces ce trebuie sa porneasca din interiorul companiei catre serviciile companiei si catre clienti, deoarece acestia solicita o reactie mai rapida si totodata adaptata situational, amplificand concurenta.

Wikipedia definește astfel: „Transformarea digitală este adoptarea tehnologiei digitale pentru transformarea serviciilor sau afacerilor, prin înlocuirea proceselor non-digitale sau manuale cu procese digitale sau înlocuirea tehnologiei digitale mai vechi cu tehnologia digitală mai nouă.”

Managementul de proiect este una dintre puținele discipline care trebuiesc automatizate literalmente de la început deoarece modul în care acesta se desfășoară nu reflectă în niciun fel modul în care tehnologia și afacerea interacționează în lumea modernă. Automatizarea managementului de proiect nu trebuie să fie atât de dificilă, necesitand doar nașterea unei capacități de business și tehnologie cu adevărat integrate, in care tehnologia să devină o extensie a modului în care operează managementul de proiect.

Faptul că este atât de greu reflectă că oamenii sunt dezordonați, organizațiile sunt inconsistente și nu aleg să se comporte  altfel, cel puțin în prezent. Supravietuirea si cresterea companiilor depind de modalitatea in care acestea vor adopta noi instrumente , agilitatea cu care-si pot schimba si executa procesele interne pentru a servi un numar crescut de clienti si pentru a prelua un volum de business mai mare in conditii de calitate impuse de clienti.

Obținerea de avantaje din automatizare este în special o provocare atunci când se lucrează organizațional. De la productivitate la măsuri de performanță, la estimări si până la lecțiile învățate, există un potențial imens. Pentru tot ceea ce se presupune că prețuim, procesele și metodologiile organizaționale și managementul  consecvent al proiectelor din organizațiile noastre, oamenii sunt adesea foarte încăpățânați și  independenți de modul în care se ocupă de fapt de management. Realitatea practica arata ca oamenii sunt dezordonați și inconsecvenți. Dacă am dori să evaluăm productivitatea într-un mod semnificativ, ar trebui să captăm date despre efort și costuri într-o structură consistentă dar este greu să îi faci pe oameni să producă aceleași rezultate în același mod.

Când oamenii au auzit pentru prima dată despre transformarea digitală, accentul a fost pus pe principalele tehnologii (inteligență artificială (AI) și învățarea automată (machine learning), vehicule autonome, … etc.) - și potențiala eliminare a miliarde de locuri de muncă. Dar, daca vă uitati dincolo de aceste denumiri veti  constata că tehnologia este doar un set de instrumente care permit transformarea. Poate elimina multe locuri de muncă tradiționale, dar în același timp creează numeroase oportunități pentru noi locuri de muncă și noi moduri inovatoare de lucru. Tehnologia face parte de ceva timp din aproape orice aspect al businessului, dar odată cu transformarea digitală, vedem în cele din urmă instrumente, platforme și soluții care permit tehnologiei și afacerilor să se integreze pe deplin împreună. În loc să avem instrumente tehnologice care să ne ajute să ne facem munca, tehnologia este o parte integrantă a acelei activități. Ca rezultat, devine mai greu să separi munca de tehnologie și, prin extensie, este mai greu să separi funcțiile de afaceri de Tehnologia Informatiei (IT).

Ei bine, cred că este chiar un apel să ne pregătim pentru o perioada de muncă intensă, inovație incredibilă și inițiative importante. Aceasta poate fi cea mai aglomerată și mai concentrată perioadă de timp pe care managerii de proiect de astăzi o vor experimenta vreodată. Puteți găsi multe definiții diferite a ceea ce este „transformarea digitală”, dar nu este vorba doar de implementarea unei noi tehnologii. Este vorba despre modul în care oamenii interacționează prin tehnologie. Elementul de transformare va schimba modul în care se realizează munca, nu doar în ceea ce privesc instrumentele, ci și procesele, culturile și modul în care oamenii gândesc și creează, deoarece, asa cum am mai spus, transformarea digitala transcende culturile și granițele.

Gândiți-vă la modul în care anul trecut cand a inceput pandemia ați trecut la munca virtuală. Prima zi, ar fi putut fi la fel ca atunci când erati pe site, folosind doar tehnologia în loc să fiti colocat. Dar, cu timpul, ați schimbat și adaptat modul în care ați lucrat, ați interacționat și ați colaborat pentru a vă asigura că atât dvs., ca individ - cât și echipele din care ați făcut parte - ați putea fi cât mai eficace și eficient posibil. Membrii echipelor au inceput sa invete un nou tip de colaborare, mai organizata si mai buna, in care ierarhiile sunt mai putin importante, iar eficacitatea este principalul criteriu de evaluare a performantei.

La asta se referă transformarea digitală - găsirea unor modalități mai bune de a face lucrurile, făcând totul prin utilizarea celei mai adecvate tehnologii. Evoluția muncii și evoluția tehnologiei vor avea loc în paralel, în parte din cauza ritmului nebunesc de schimbare care urmează să se întâmple și în parte pentru că numai atunci când oamenii vor începe să lucreze cu noile tehnologii vor putea sa-și optimizeze modalitățile de lucru.

Succesul dvs. viitor va depinde de capacitatea dvs. de a vă adapta și utiliza orice pas digitalizat, proces, actualizare a aplicației și așa mai departe. Și atunci trebuie să te gândești la echipa ta. Facilitarea cu succes a adaptării echipei dvs. la digitalizare va fi, de asemenea, o măsură a succesului dumneavoastră. Un obstacol în calea succesului în acest efort este că lucrați proiect în proiect. Trebuie să gestionați proiectul curent, astfel încât orice pregătire sau ajustare pe care o întreprindeți trebuie să fie efectuate în timpul proiectului, „din mers”. Dacă urmați acești patru pași, puteți rămâne la curent cu modificările necesare. Determinați ce instrumente noi sau actualizate trebuie să fie utilizate de dvs. sau de echipa dvs. pentru urmărirea timpului, gestionarea financiară, gestionarea sarcinilor, raportarea stării proiectului, …etc. si pregătiți-vă pentru a utiliza instrumente noi.

Asta înseamnă că veți fi implicati în proiecte care mută procesele de lucru manuale pe tărâmul digital și inițiative care înlocuiesc tehnologiile existente cu soluții mai noi, mai intuitive și mai integrate. Procesele de transformare trebuiesc ghidate catre noi roluri si responsabilitati. Și mai înseamnă revizuirea și actualizarea tuturor acestor proiecte în mod regulat pe măsură ce tehnologia continuă să evolueze; persoanele implicate creează noi oportunități, iar clienții solicită din ce în ce mai multă capacitate într-un timp tot mai scurt. Desi oamenii sunt mai greu de schimbat, cheia succesului digitizarii nu va consta doar in adoptarea celor mai sofisticate tehnologii digitale, ci in transformarea cat mai rapida a angajatilor si proceselor interne pentru a absorbi aceste noi tehnologii.

Toate acestea vor fi realizate prin proiecte și echipe de proiect. Livrarea proiectului nu va fi imună la impactul transformării digitale; de fapt, va fi un factor cheie al acesteia, iar probabilitatea este ca acesta să fie unul dintre domeniile care se transformă cel mai departe și cel mai rapid. Organizațiile de vârf caută să evolueze de la concentrarea pe produs la concentrarea pe capacității digitale. Ceea ce considerăm că este un proiect va începe să arate foarte diferit pe măsură ce va avea loc transformarea digitală. Managerii de Proiect și echipele lor vor trebui sa se concentreze pentru a oferi inițiative transformative într-un mod eficace și eficient, dar vor trebui să facă acest lucru în timp ce se adaptează la moduri de lucru care sunt foarte diferite de ceea ce considera în mod tradițional ca proiect (indiferent dacă este vorba de metodologie in cascadă, agile sau hibrida). Agilitatea organizationala presupune un set de practici si procese noi, manageri de proiect si echipe care sa se auto-organizeze, actionand intr-o noua cultura organizationala care se dezvolta treptat, odata cu adoptarea noilor practici si instrumente. Acesta este de fapt noul mod de a gandi si actiona pentru a pasi in epoca digitala.

Deoarece se așteaptă din ce în ce mai mult ca managerii de proiect să fie cei care păstrează capacitatea de a furniza beneficii de business din proiectele lor, acest lucru va necesita, de asemenea, ca managerii de proiect să înțeleagă modul în care transformarea digitală are impact asupra organizațiilor lor, beneficiile și întreruperile care au loc și modul în care fundamentele muncii în sine se schimbă ca urmare a eforturilor lor.

Nu voi sugera că Managerii de Proiect trebuie să fie experții organizației în transformarea digitală, dar cu siguranță este nevoie de o relație cu acești experți și este nevoie de suficientă înțelegere pentru a ști cum să ofere soluțiile care au cele mai mari șanse de a atinge obiectivele organizației. Nu va fi ușor să oferiți locuri de muncă pentru a îndeplini posturi cu obiective în schimbare rapidă - în timp ce în paralel vă ajustați cu schimbările fundamentale modul în care se realizează propria lor muncă.

Protejarea membrilor echipei de stresul și preocupările naturale provocate de schimbarea condițiilor de funcționare și utilizarea sporită a tehnologiei va aduce unele dificultăți iar confruntarea cu realitatea că managementul de proiect în viitorul apropiat va fi radical diferit de ceea ce a fost până acum va adăuga un alt factor de stres.

Cum luați tehnologia și o utilizați pentru a vă transforma cu adevărat afacerea? Cum schimbați modul în care o întreagă organizație gândește, acționează și interacționează pentru a crea un nou nivel de performanță, capacitate de reacție și succes bazat pe inovație?

Ca orice altceva, afacerile necesită oamenii potriviți la locul potrivit, la momentul potrivit - cu abilitățile și atitudinea potrivite. Iar cel mai dificil dintre acestea este piesa numita atitudine. Este, probabil, singurul cel mai important element. Dacă o organizație poate crea un mediu în care toți angajații simt că își pot combina experiența cu capacitățile tehnologice noi și emergente pentru a oferi o inovare continuă, atunci acesta va fi un loc destul de interesant in care sa lucrezi - care, la rândul său, va determina un angajament mai ridicat al angajaților și productivitate, o cifra de afaceri mai competitiva și rezultate îmbunătățite ale afacerii.

Am observat ca multe organizații provoacă transformări angajaților lor, mai degrabă decât parteneriate cu aceștia, pentru a le furniza în mod colectiv. Asta trebuie să se schimbe. Există persoane în organizația dvs. care sunt îngrijorate de faptul că transformarea digitală le va lua locurile de muncă dar la fel de important, există oameni care au idei despre modul în care noile tehnologii pot fi valorificate într-un mod care să permită organizației să realizeze mult mai mult decât s-a crezut vreodată posibil. În majoritatea cazurilor, conducerea nu știe care sunt persoanele din oricare dintre aceste categorii, darămite ce să facă în acest sens. Daca acest lucru nu se schimbă, transformarea va continua cu mai multă rezistență, cu o capacitate mai redusa de a obține succesul scontat și cu oportunități ratate care nu sunt recunoscute în primul rând nici măcar ca oportunități. Toate acestea vor avea un impact asupra nivelului de jos (operational) și nici o organizație de pe planetă nu își poate permite acest lucru.

Transformarea digitală are impact asupra tuturor părților interesate din organizația proiectului - angajați, investitori, furnizori și clienți. Cu cât fiecare dintre părțile interesate se angajează mai repede în proces, cu atât va fi mai ușor să se realizeze o transformare de succes. Priviți părțile interesate externe ca parteneri iar părțile interesate interne ca pe o parte valoroasă a echipei - și veți descoperi în curând că procesul de transformare devine mult mai ușor. Acest lucru se datorează faptului că nu doar că există mai puține bariere de rezistență care trebuie depășite, ci și mai mulți oameni care trag în aceeași direcție pentru a transforma digitalul într-un succes.

Concentrându-vă asupra mediului pe care îl creați și îl transformați - și încurajând pe toți cei implicați în organizație să facă parte din proces - ajutați la schimbarea întregii culturi organizaționale.  Cu cât sunt mai mulți oameni dedicați procesului, cu atât mai repede se pot produce schimbări in cultura organizatiei iar asta va asigura că transformarea digitală se va produce impreuna cu oamenii, nu este dictata pentru oameni.

Dacă fiecare angajat se simte motivat să caute soluții mai bune, să găsească următorul lucru important, atunci șansele ca unul dintre acei angajați să îl găsească vor crește. Mai important, dacă toată lumea este implicată în conducerea inovațiilor corecte, atunci va fi mai ușor să se facă distincția între acele idei care pot folosi tehnologiile noi și emergente pentru a face diferența și cele care sunt pur și simplu distrageri. Și cel mai important dintre toate, atunci când colaborarea are loc între toate grupurile de părți interesate (inclusiv cele aflate dincolo de baza imediată a angajaților organizației), acele idei inovatoare sunt hrănite și îmbunătățite pentru a deveni cât mai bune.

Pe de alta parte este important ca perioada de timp dintre investițiile în tehnologie și transformarea inovatoare să fie la fel de scurtă pe cât posibil. În caz contrar, concurenții te vor învinge și vei avea de înfruntat ani de zile.

Nu puteți realiza transformarea digitală fără tehnologia potrivită; este catalizatorul pentru orice altceva. Dar, de asemenea, nu puteți realiza transformarea digitală fără oameni. Instrumentele sunt la fel de necesare ca oamenii care le folosesc și, dacă aceste instrumente sunt concepute pentru a elimina oamenii din anumite sarcini, este doar astfel încât să se poată concentra pe alte lucrări mai valoroase. Acest lucru nu se întâmplă automat, se întâmplă atunci când oamenii care se confruntă cu transformarea se simt ca și cum ar face parte din ea - se află în interior, împingându-și mediul. Dacă, în schimb, se simt ca și cum ar fi în exterior și că vor fi eliminati de schimbările la care nu au avut niciun aport sau înțelegere, atunci nu vă mirați dacă autoconservarea îi face să se împingă afara, iar asta nu va aduce beneficii nimănui.

Indiferent de ritmul real al transformării digitale, care ajunge să fie rapid, impactul va fi profund. În calitate de Manageri de Proiect, avem de ales: facem pasul înainte și „călătorim pe val”, ajutând echipele și angajatorii să obțină succesul transformării digitale; sau încercați să il ignorați, cu riscul de a fi înghițiți, când valul lovește.

 

Cat de pregatit sunteti acum pentru digitalizarea managementului de proiect ?

EUROPROIECT ESTATE SRL

Eng. Marius Gaitan, PMP, PMI-PBA

3 afișări0 comentarii

Comentários


bottom of page